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28.04.2011 - Merkblatt zur ordnungsgemäßen Kassenführung
In einer ordnungsgemäßen Buchführung ist prinzipiell die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäftes erforderlich. Jeder Umsatz ist also grundsätzlich einzeln zu verbuchen.
Insbesondere Einzelhändler, die im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihnen der Person nicht bekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen, brauchen die Kasseneinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen. Hier genügt eine summarische Ermittlung der Einnahmen durch Rückrechnung aus dem ausgezählten Kassenbestand.
Barvorgänge bieten eine höhere Manipulierbarkeit (Buchungen auf dem Bankkontoauszug können nicht manipuliert werden). Daher prüft die Finanzverwaltung hier intensiv und zunehmend! Für die ordnungsgemäße Kassenführung sind folgende Grundsätze zu beachten:
Es sind sogenannte Grundaufzeichnungen zu führen. D.h. die Tagesumsätze sind täglich zu ermitteln und aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen können durch eine Registrierkasse, ein EDV-gestütztes Kassensystem oder durch eine offene Ladenkasse geführt werden. Im Taxigewerbe sind die Aufzeichnungen durch Taxameter zu führen einschließlich Fahrernamen, Schichtdauer, Besetztkilometer, zurückgelegte Strecke und Einnahmen! Diese Pflicht gilt auch für Fahrten ohne Fremdpersonal.
· Wird eine Kasse/ein Kassensystem verwand, wird der Tagesumsatz durch einen Kassensturz und den Ausdruck des sogenannten „Z-Bon“ (Z steht für Zero = null) ermittelt. Es wird u.a. – getrennt nach Steuersätzen – der Gesamtumsatz seit dem letzten Kassensturz auf diesen Z-Bon ausgedruckt.
· Bei einer offenen Ladenkasse wird der Tagesumsatz durch die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen wie folgt vorgenommen:
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Kassenendbestand bei Geschäftsschluss (Ermittlung durch Zählung)
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./. Kassenanfangsbestand des Tages
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./. Bareinlagen
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+ Ausgaben
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+ Barentnahmen
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= Tageseinnahmen
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· Kassenbuch: Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse. Sie beinhalten sämtliche Bargeldbewegungen. Dieses Kassenbuch ist grundsätzlich nur bei Buchführungspflichtigen erforderlich; dennoch ist ein richtig geführtes Kassenbuch im Zuge einer Betriebsprüfung in hohem Maße förderlich und somit zu empfehlen.
Folgende Maßnahmen im Zusammenhang mit einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung (nicht vollständig!) sollten daher unbedingt beachtet werden:
· Tägliche Bestandsaufnahme (Ausdruck Z-Bon und vollständiger Kassensturz bzw. Erstellung eines handgeschriebenen Kassenberichtes)
· Zählkasse, d.h. Ermittlung des tatsächlichen Kassenbestandes und Dokumentation, z.B. im Kassenbuch
· Vollständige Archivierung der mit fortlaufenden Nummern versehenen Ausdrucke (Z-Bons) bzw. Kassenberichte
· Trennung der Umsätze nach Umsatzsteuersätzen 7% bzw. 19%
· Abgleich der Auszahlungen aus der Kasse mit den Einzahlungen auf dem Bankkonto
· Dokumentation von außerordentlichen Geschäftsvorfällen, z.B. Verlust von Waren durch Verderb oder Diebstahl, Ausgabe von kostenlosen Warenproben, da diese durch die Kasse nicht erfasst werden.
Es ist ferner darauf hinzuweisen, dass während der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht sämtliche Einzelvorgänge elektronisch auslesbar im Gerät oder extern gespeichert werden müssen. Erfüllen die Geräte diese Möglichkeit nicht, dürfen diese längstens bis 2016 eingesetzt werden.
Wird im Zuge einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt festgestellt, dass die Aufzeichnungen der Barvorgänge nicht ordnungsgemäß ist, wird die gesamte Buchhaltung verprobt. Stellt sich dann heraus, dass bestimmte Verprobungen untypisch sind, kann die Kasse für Zwecke der Besteuerung verworfen werden. D.h. im Extremfall freihändig werden die erzielten Umsätze ganz oder teilweise geschätzt. Die Rechtssprechung zu dieser Vorgehensweise ist außerordentlich ungünstig für die entsprechenden Unternehmer.
Ich empfehle Ihnen dringend, Ihre eigene Kassenbuchführung zu überprüfen. Wenn Sie hier befürchten, dass Ihre Kassenbuchführung angreifbar ist – zur Prüfung erlaube ich mir die Empfehlung, die „Brille des Finanzbeamten“ aufzusetzen – sollten Sie Rat einholen.
Haben Sie Fragen zu dem Thema? Für eine Beratung stehen wir gern zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns an!
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Steuerberater
Stephan Hübscher
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